Ви хочете доставити продукцію вчасно та розвивати ресторанний бізнес? Якщо ТАК, ось 50 найкращих порад та рекомендацій щодо управління запасами ресторанів на 2019 рік.
Управління рестораном представляє безліч проблем і одним з найважливіших є те, як слідкувати за інвентарем ресторану. Управління запасами - це управління запасами та запасами. Як елемент управління ланцюгом поставок, управління запасами включає такі аспекти, як контроль і нагляд за замовленням запасів, зберігання товарних запасів та контроль кількості товару для продажу.
З урахуванням тонкої націнки, контроль вартості - запорука успіху і, зрештою, більше прибутку. Оскільки продукти харчування та робоча сила, як правило, є вашими найбільшими витратами, обов'язково потрібно мати процес управління та інвентаризацію ресторанів для вашого бізнесу.
У чому важливість взяти інвентар у ресторані?
Основна мета проведення товарно-матеріальних цінностей - виміряти кількість предметів, які ваш ресторан використовує з часом, порівняти його з вашими продажами та дослідити розрив між вартістю виробництва та продажем. Управління запасами ресторанів також є дуже важливим для забезпечення порядку в магазині, а також корисно для зменшення витрачання інгредієнтів та ресурсів.
Важливість управління запасами не можна перекреслювати в ресторанному бізнесі. Ваш план інвентаризації продовольства зберігає все на своєму місці, організованому та пов’язаному - і один крихітний контроль може призвести до кардинальних змін для вашого бізнесу.
Відстеження ваших кухонних запасів призводить до більш усвідомленого планування та прийняття рішень. Якщо ви не відстежуєте інвентаризацію ефективно, ваше прогнозування може бути вимкнено, через що ваші замовлення на поставку будуть неточними, що витратить багато часу, ресурсів і грошей.
Навіть незважаючи на те, що деякі менеджери не вважають управління запасами важливим, це щось велике. За статистикою 16% вашої їжі потрапляє у смітник. 75% працівників стверджують, що вони вкрали у своїх роботодавців в момент, що представляє приголомшливі 7% вашого доходу. А ресторани, які регулярно беруть товарний запас, можуть збільшити прибуток до 24% на рік.
Ось інші причини регулярно робити інвентаризацію ресторанів.
а. Управління запасами відіграє дуже важливу роль у всіх аспектах вашого ресторану - від замовлень на поставку, які ви робите, до замовлень клієнтів, які ви приймаєте. Оскільки ця частина роботи завжди буде там, приділення часу, щоб зрозуміти, як робити інвентаризацію та прийняття програмного забезпечення для управління запасами, - це інвестиція, яка того варта.
б. Знайте свій фінансовий стан: вимірювання фінансового стану ресторанного господарства виходить далеко за межі знань, скільки коштує на банківському рахунку. Ця цифра не скаже вам, скільки товару ви маєте під рукою або скільки грошей представляють ці підручні товари.
За допомогою ефективної інвентаризації ви зможете легко обчислити цифри, які мають важливе значення для розуміння фінансового стану вашого бізнесу ... як вартість проданих товарів. У порівнянні з доходом вартість проданих товарів дає вам найкраще розуміння вашої норми прибутку.
Ви можете скористатися цією простою формулою:
- (Вартість товару, що продається + Витрати на оплату праці) / Загальний обсяг продажів = собівартість
- Якщо кількість, яку ви отримуєте, перевищує 60%… у вас виникають проблеми.
c. Відстежуйте очікуване використання інвентарю: зазвичай це та сама кількість предметів, яка використовується з комори щотижня до тижня. Тому, якщо не відбулася якась особлива подія, вам доведеться з’ясувати, чому сталася значна зміна кількості поставок, що використовувались із комори. Завдяки звичайному інвентарю ресторану ви зможете:
- Визначте значне збільшення чи зменшення споживання їжі негайно
- Збільште замовлення, щоб уникнути нестачі
- Зменшіть замовлення, щоб уникнути надлишку
г. Зменшення харчових відходів: харчові відходи впливають на успіх ресторану, а також на суспільство в цілому. Тільки в США лише в 2010 році було витрачено близько 133 мільярдів фунтів їжі. І незважаючи на жорсткі стратегії боротьби з цією тенденцією, ця цифра з тих пір залишається відносно застійною. Однак правда все ще залишається, що як би ви не старалися, все одно знайдуться запаси, які зіпсуються, перш ніж ви зможете їх використовувати. Але ви повинні зробити все можливе, щоб зменшити цю втрату для добробуту вашого ресторану.
Першим кроком у зменшенні відходів є визначення вашої норми відходів… чого не можна обійтися без надійної інвентаризації. Середній рівень відходів становить 3, 11 відсотка для ресторану з повним набором послуг. Якщо ви запускаєте свої розрахунки і виявляєте, що середній показник витрат перевищує 3, 11 відсотка, то ви витрачаєте їжу непотрібною і тим самим втрачаєте гроші.
е. Бойова крадіжка: скільки б ви не хотіли довіряти своїм працівникам, не можна заперечувати, що існує велика ймовірність того, що ви зможете найняти погану яйцечку, яка спробує вкрасти у вас. Підприємства в США втрачають від 40 до 400 мільярдів доларів через крадіжку працівників щорічно. Ця крадіжка сприяє зриву 50% усіх підприємств.
Дотримуючись послідовної інвентаризації та досліджуючи будь-які кричущі порушення, ви зможете зменшити і навіть зловити крадіжку. Ніщо не заохочує злодія, як знаючи, що на місці не існує системи, яка б перевіряла товаришів на його дії. В якості бонусу, всі працівники, що відлякують, можуть бути чітко взяті та переглянуті ваші товарні запаси, щоб нічого не вставляти в сумки до закінчення зміни.
f. Запобігати перезавантаженню: як уже згадувалося раніше, марнотратство є великою проблемою для багатьох підприємств ресторанного господарства. Звичайно, ви не хочете, щоб ваша кімната була порожньою. Але ви також не хочете, щоб вміст вашої кімнати займав непропорційно великий відсоток капіталу вашого ресторану. Проводячи регулярні інвентаризації, ви зможете дізнатися, скільки продуктових продуктів вам потрібно, і, як такий, запобігти перезарядці.
Маючи це на увазі, зрозуміло, що управління запасами є дуже важливим для успіху ресторанного бізнесу. Знаючи правильний час для поповнення певних предметів, скільки таких предметів купити, скільки заплатити, коли продати і за якою ціною може стати важким вибором зробити без потрібної інформації.
Зважаючи на значні витрати та переваги, пов'язані з товарно-матеріальними запасами, ресторани витрачають багато часу, намагаючись з’ясувати, що являє собою оптимальний рівень запасів, який слід підтримувати весь час, щоб не було занадто багато або занадто мало запасів в будь-який момент вчасно.
Ось 50 найкращих порад та рекомендацій щодо управління товарними запасами, які гарантовано допоможуть вашому бізнесу.
50 кращих порад щодо управління запасами ресторанів на 2019 рік
- Почніть зі своїх критичних предметів
Ваше меню є дуже важливою частиною вашого ресторанного бізнесу, і як таке воно є гарною відправною точкою для управління запасами. Напевно, у вашому меню є кілька предметів, які є найпростішими продавцями (особливо ті, які мають високу цінність, але низьку вартість), тому ви не можете дозволити собі неправильно керувати товарними запасами, необхідними для цих елементів. У вас повинен бути "жорсткий" контроль над критично важливими предметами. Ці предмети повинні бути інвентаризовані в кожну зміну і принаймні щодня.
2. Встановіть пару для кожного предмета: В інвентарі "номінал" - це рівень, на який запас поповнюється. Налаштування номіналу дозволяє тримати достатню кількість запасів під рукою, оскільки у вас не вичерпається те, що вам потрібно. Багато операцій встановлюють номінал на щоденному рівні продажів плюс час доставки, щоб забезпечити, що бізнес ніколи не буде без цих основних предметів.
Тільки знати, скільки у вас під рукою, не має жодної цінності, якщо ви не прив’яжете це число до виробництва та продажу. Не забудьте додати номінал у свій підрахунок, щоб знати, коли і скільки замовити. Це також допоможе бути в курсі торгових одиниць.
3. Впроваджуйте процес управління запасами ресторанів: знайдіть час для впровадження процесу та дотримуйтесь його! Створіть найкращий час, щоб зробити свій інвентар, який буде пов'язаний з вашим процесом замовлення та доставкою. Не забудьте витратити час на проведення інвентаризації або притягнути до відповідальності ваших менеджерів за завершення інвентаризації. Пам’ятайте, чим складніше і різноманітніше ваше меню, тим важливіше те, що інвентаризація заповнюється вірно.
4. Використовуйте програмне забезпечення для бухгалтерського обліку для управління запасами ресторанів: навіть якщо ви все ще можете рахувати ручкою та папером, все одно важливо ввести його в програмне забезпечення, яке пов'язане з вашими продажами. Ресторанний бізнес став надто складним, а вимоги часу занадто жорсткі, щоб спробувати відслідковувати інвентар за допомогою ручного інструменту, такого як ручка та папір. Вкладіть у гарне програмне забезпечення, і ви не пошкодуєте про це.
Створіть на основі програмного забезпечення систему управління запасами. Навіть якщо ви просто керуєте невеликим рестораном, у вас буде щонайменше кілька десятків предметів в інвентарі, а більші операції можуть легко мати кілька сотень. Справжня зручність системи програмного забезпечення запасів на основі програмного забезпечення - це функція автоматичного розрахунку, і за допомогою програмного забезпечення ви можете задати замовлення, що виконуються на певних рівнях запасів.
5. Проведіть себе та проведіть точну перевірку: як тільки ви встановили процес управління запасами, не забудьте бути першим, хто сам завершив процес. Потім, коли ваша команда несе відповідальність за проведення інвентаризації, перевіряйте процес з інтервалом, який вам найбільше подобається, будь то раз на місяць чи раз на квартал. Пам’ятайте, ваш інвентар - це ваші продажі, які ще не прозвані через реєстр, тому не забудьте стежити за тим, що знаходиться в задній частині будинку.
Якщо ви керуєте ними правильно, у вас має бути достатньо запасів, щоб можна було підготувати все в меню, але не надто, щоб продукти почали псувати. Це також може уберегти вас або ваших співробітників від "спокуси" тими "чудовими пропозиціями", якими керуються ваші постачальники - перевірте свій інвентар та використання, перш ніж купувати цю "торг".
6. Навчіть свій персонал інвентарю: передача буфера обміну або програмного забезпечення інвентарю в руки будь-якого співробітника і відправлення його назад до складу складу - це рецепт катастрофи. Управління товарно-матеріальними запасами не може повністю покладатися на одну людину, особливо в ресторанах підприємств або підприємствах з кількома місцями. Керівники та керівники змін повинні надсилати детальні звіти про інвентаризацію кожного разу, коли вони припиняють роботу, та попереджують команду про будь-які великі аварії чи проблеми.
Ця відповідальність також покладається на ваших кухарів та персоналу, який повинен зафіксувати розсип, помилки та гнилу їжу, коли вони стикаються з нею. Навчити своїх співробітників стати експертами з інвентаризації чи відданими математиками може бути важким, але це простіше, якщо ви вбудуєте просту у користуванні систему інвентаризації для своїх співробітників.
Щоб забезпечити максимальну послідовність та надійність запасів, у вашій команді потрібно мати два-три спеціалізованих особи, які беруть інвентар. Виберіть декількох своїх найбільш орієнтованих на деталі співробітників та «просувайте» їх до статусу заборгованості.
Після того, як ви зробили свій вибір, знайдіть час, щоб навчити їх правильному управлінню запасами. Звідти виберіть декількох своїх спеціалістів, які приймають замовлення та зберігають на складі, щоб переконатися, що процеси, що проводяться, проходять як слід.
Після того, як ваша добре навчена група запрацює, вдосконаліть процес. Розподіліть різні обов'язки, пов'язані з інвентаризацією, на ваших ключових співробітників. Призначте членів групи вирішувати такі завдання, пов'язані з інвентарем:
- Організуйте склад
- Отримувати замовлення
- Порахуйте інвентар
- Зробити ціни
- Розрахуйте вартість проданих товарів
- Надсилайте фінансові звіти
Призначаючи ці завдання, ви щойно створили власний список людей, які запитують, коли вам потрібно відповісти на питання про інвентар.
7. Відстежуйте свої продажі щодня: Навіть якщо це лише щоденний п’ятихвилинний огляд, що веде до щотижневого глибокого занурення у ваші дані, найкраща практика - відстежувати продажі ресторанів щодня. Коли ви перевіряєте продажі щодня замість щотижневих, двотижневих або щомісячних, ви залишаєтесь в курсі негайних змін у своєму ресторані, щоб ви могли швидко та своєчасно скорегувати планування інвентарю вашого ресторану та свої запаси.
Наприклад, якщо у вас є сезонний предмет, який ви плануєте вилучити зі свого меню, ви можете легко бачити, коли воно припиняється в очах ваших клієнтів щодня, замість того, щоб виносити його зі свого меню занадто рано чи занадто рано.
Зрозуміло, відстеження продажів та аналіз даних може бути досить важким, якщо у вас немає потрібної технології. Замість того, щоб обчислювати все самостійно вручну з інвентарного аркуша чи знизати плечима та здогадуватися за інтуїцією, переконайтесь, що ви можете отримати доступ до даних прямо з вашої системи продажу. Таким чином, ви можете підібрати варіації та спробувати з'ясувати джерело втрат.
8. Проведіть інвентар «Про всяк випадок»: Ваш ресторан повинен зберігати додатковий запас, який, як правило, швидко розвивається. У разі надзвичайної ситуації ви можете використовувати ці додаткові положення для виконання замовлень та задоволення клієнтів. Просто переконайтеся, що регулярно вимикайте цей інвентар на всякий випадок, щоб він не погіршився до моменту, коли ви обійдете його використанням.
9. Почніть з початку: Почніть з нуля і не будуйте на тому, що вже є на землі. Незалежно від того, чи є ви новим власником, генеральним директором чи керівником кухні ресторану, ви повинні перевірити свій інвентар, щоб ви знали, де ви стоїте.
Виконайте цей початковий підрахунок самостійно, навіть якщо ви плануєте делегувати відповідальність за контроль запасів. Немає заміни бачити те, що у вас на прилавках та у вашому холодильнику, як базові знання для управління рестораном та контролю за інвентаризацією.
10. Створіть політику компанії щодо контролю запасів : Переконайтеся, що зберігаються точні записи про запаси та що принаймні одна сторона несе відповідальність за управління запасами. Багато ресторанів сьогодні проводять інвентаризацію щодня або навіть майже в реальному часі, і майже всі принаймні щотижня.
11. Налаштуйте процедуру управління запасами, щоб залучати двох людей, якщо це можливо : не тільки два набори очей роблять меншою ймовірність того, що щось буде пропущено під час підрахунку запасів, це також є хорошим загальним заходом безпеки та запобігання втратам. Спарювання зменшує помилки та спокусу маніпулювати результатами чи кишеньковими товарами.
12. Слідкуйте за своїм використанням: підтвердьте очікуване використання та дослідіть значні розбіжності. Ресторани можуть відстежувати точну кількість кожного продукту в меню, що продається щодня, а тому також мають досить гарне уявлення про те, які інгредієнти використовуються, і як це слід відобразити в інвентарі. Однак відхилення запасів є частиною ресторанного бізнесу.
Іноді працівник випадково розорить велику партію їжі, або псування відбувається через скасування банкету або інший очікуваний попит, який не здійсниться. Однак значні відхилення від очікуваного використання можуть бути крадіжками, і їх слід розслідувати.
Якщо ви керуєте товарами для більшого ресторану, розгляньте систему оптичного сканування штрих-коду або систему контролю інвентаризації радіочастотних ідентифікаторів. Ці системи додатково автоматизують процес управління запасами та значно полегшують керівництво відстежувати використання та досліджувати збитки.
13. Підготуйте свою торгову точку для відстеження своїх запасів: По-перше, вам потрібно ввести кожен інгредієнт, який потрапляє у вашу їжу. Ви можете продавати чізбургери та молочні коктейлі, але ви купуєте яловичину, сир, морозиво та молоко (серед іншого). Визначте мінімальний вміст кожного інгредієнта та зв’яжіть їх зі своїми постачальниками.
Коли запас скорочується, то точка продажу може попередити вас про цей факт і навіть створити замовлення на купівлю для поповнення запасів, готових до підписання. Додавання всіх пунктів меню посідає друге місце, оскільки вони базуватимуться на рецептах із використанням ваших інгредієнтів. Роблячи це таким чином, ваша Торгова точка може автоматично оновлювати кількість будь-яких та всіх інгредієнтів у будь-якій їжі, яку ви продаєте.
14. Підготуйте свій персонал (або себе) до розпорядку інвентаризації: Хоча кожен повинен хоча б бути обізнаний про те, які процедури та очікування, ви повинні переконатися, що одна чи дві людини відповідають за це, як згадувалося раніше.
Для ще кращих результатів переконайтесь, що це не двоє людей. У будь-якому випадку, той, хто сьогодні обробляє інвентар, повинен бути і тим, хто обробляє його завтра та наступного дня. Потреба в послідовності поширюється і на персонал: з часом завдання буде проходити швидше і гладше, якщо та сама команда щоразу справляється з ним.
15. Підведіть підсумки свого оточення: Тепер, коли все буде налаштовано на підрахунок у торговій точці, ви повинні спершу все порахувати самі. Не забувайте, якщо ви рахували день раніше. Ви тут починаєте новий режим, і найкраще починати з нуля. Ви зможете здійснити акцію прямо з пункту продажу.
Порахуйте все, що можна порахувати. Зважте все, що потрібно зважити. Оновіть всі кількості та збережіть зміни. Тоді, і це дійсно важливо, змусити когось ще зробити це знову. Коли всі ваші номери узгоджуються, то ви знаєте, що все зробили.
16. Створіть графік проведення ручних запасів - і тоді дотримуйтесь його: Ідея щоденного ручного прийняття запасів може здатися марною витратою часу, якщо у вас точка продажу автоматично оновлює товарний запас при кожному продажу, але продажі не Не скажу всю картину з інвентарем.
Рідина розливається, листя зелень в'яне, м'ясо може зіпсуватися, а їжу клієнти можуть відправляти назад. Важливо перевірити інгредієнти та перевірити, чи відповідає реальність очікуванню. Коли ви будете дотримуватися свого графіку, у вас будуть тижні, потім місяці, а потім роки, які потрібно повернути назад та проаналізувати.
17 . Що стосується виконання ручного запасу, то швидкопсувні предмети потрібно перевіряти щодня на якість, так що ви можете також порахувати їх, поки ви там. Елементи, що не швидко псуються, слід рахувати один чи два рази на тиждень, залежно від швидкості проходження. Ви завжди повинні робити це, коли ви закриваєтесь, а краще, перш ніж відкривати.
Важливо - дотримуватися розкладу так, ніби від цього залежить ваш бізнес. Ви не можете відкласти це, і це не так, як якщо б ви могли це зробити двічі наступного дня, щоб компенсувати. Чим більше ви постачаєте свою торгову точку регулярними, надійними даними, тим краще розумієте свої покупки та використання.
18. Запишіть відходи (і чому це трапляється): як згадувалося раніше, відходи можуть і трапляться час від часу, незалежно від того, наскільки добре ви намагаєтесь зменшити їх. Однак у будь-який час, коли їжа вилучається з вашого інвентарю, ви повинні знати причину. Більшість випадків ця причина виявляється у звітах про продаж. Але коли їжа не продається і її все одно знімають з полиці? Вам це потрібно знати.
Коли ви робите свої запаси вручну, не просто викидайте інгредієнти, що втратили чинність, і не оновлюйте свій запас. Запишіть відходи та додайте причину. Те ж саме слід зробити, коли щось розливається, або клієнт щось надсилає назад. Чудове відстеження інвентарю не стосується лише того, щоб знати, що у вас є під рукою. Коли ви знаєте, що ви витратили, ви можете поставити знаки долара до цих втрат і зрозуміти вплив. Коли ви знаєте, чому ви витратили даремно, можете вжити заходів, щоб не допустити його повторення.
19. Переконайтесь, що інвентар є актуальним перед тим, як здійснити поставки: Коли ви знаєте, що здійснюватимете поставки, переконайтеся, що ви починаєте з щойно перевіреної кількості. Це запобігає можливості плутанини при додаванні нових запасів із тим, що вже є на полицях.
20. Створіть розділи: чи зберігається ваше сховище? Чи є у вас простір для пасти, овочів, фруктів та приправ? Якщо ви переплутаєте свою продукцію та сухий товар, управління запасами буде трохи складніше.
Розбиття місця для зберігання не тільки робить інвентар менш громіздким, але й полегшує інструктаж персоналу отримати щось із сховища. Замість того, щоб відправляти своїх працівників на полювання на сміття, чітко визначений розділ для кожного предмета дозволяє легко отримати речі.
21. Згрупуйте подібні предмети разом: Порахувати ящики з чашками простіше, ніж рахувати полки або окремі чашки, правда? Але для зайнятого працівника, якому потрібна чашка соку на 16 унцій (і хто не думає про те, що перевірка запасів з’явиться пізніше тижня), відкриття нової скриньки замість того, щоб шукати вже відкриту, здається, як найшвидший варіант. Нагадуйте працівникам, що спочатку використання відкритих пакетів є важливим для швидшого процесу інвентаризації. І не забудьте сказати їм, що це зрештою полегшує їх роботу.
Ви, швидше за все, час від часу опиняєтесь із двома відкритими скриньками, але якщо ваш персонал зрозуміє важливість цього процесу, вони подумають двічі, перш ніж спустити нову скриньку.
22. Зробити звичку: покроковий процес підвищує надійність запасів та покращує узгодженість між різними особами, які беруть участь у запасах. У вашому процесі має бути детально описано, де слід починати та зупиняти процес інвентаризації. І те, що працює для одного ресторану, працюватиме не для всіх. Вирішіть, який стиль ви вважаєте найкращим. Варіанти, які ви можете використовувати, включають:
- Працюючи за годинниковою стрілкою і рухаючись по кімнаті, починаючи з дверей, як 12 годин
- Підрахунок спереду назад і зверху вниз
- Спочатку підраховують кулер, а потім переходять до сухого сховища
Ви дізнаєтесь, що якщо розробити систему, вашу роботу буде легше виконувати. Як тільки ви знизите свій процес, ви зможете з першого погляду побачити, як далеко проходять процес інвентаризації ваші співробітники, просто зайшовши у місце для зберігання.
23. Підкреслити: Ви вже робите все вищезазначене, а ваш інвентар все ще сумнівно точний? Набридло лаяти особу, яка збила з рахунків чи неправильно подала? Якщо ви цього не зробите, він чи вона, мабуть, є. Натомість спробуйте використовувати позитивне підкріплення. Нагороджуйте своїх найнадійніших та послідовніших користувачів, що інвентаризують.
Стимул не завжди повинен бути в доларах і копійках, дайте вашому інвентаря чітко вишукану нову форму сорочки або нагородіть співробітників за годину відплати. Ви, ймовірно, побачите підвищення ентузіазму, а також надійність запасів.
24. Не ігноруйте невикористаний інвентар: Ваш склад і комора повинні бути динамічними місцями. Коли їх немає, невикористаний інвентар простоює… займає місце… коштує вам грошей. Отже, що б ви не робили, не ігноруйте це. Беручи інвентар, ви отримуєте серйозну перевагу - можливість реально щось робити з предметами, яких у вас занадто багато.
Скажіть, ви замовляєте 2 мішки солі на тиждень, як годинний годинник. Замість того, щоб сліпо розміщувати замовлення лише для того, щоб він накопичився у складському приміщенні, подивіться на свій інвентар, відрегулюйте замовлення та повісьте на більшу частину своїх готівкових коштів. Коли ви визнаєте надлишок пропозиції, виріжте цей товар із наступного замовлення… і продовжуйте його скорочувати, поки ви не прогоріли більшу частину своїх запасів.
25. Не допускайте харчових відходів: трапляються харчові витрати. Але однією з головних переваг вивезення товарних запасів є те, що ви можете побачити, скільки ви витрачаєте. Потім у вас є шанс приборкати відходи у вашому ресторані. Надайте своїм працівникам можливість додавати надлишки інгредієнтів у щоденні спеціальні пропозиції. Вони можуть грати активну роль у запобіганні надмірних замовлень харчових відходів, продаючи спеціальні товари. Якщо ви знайшли додатковий випадок жабиних ніжок, придумайте закуску, яка містить закуску, щоб запропонувати свої закуски.
Замість того, щоб друкувати спеціальні меню, запропонуйте вашим серверам словесно представити спеціальні голодні меценати. Ви не тільки будете корисно вживати їжу, інакше витрачену в іншому випадку… Ви також будете нагадувати своїм працівникам, скільки коштує ресторан втратити від перевиконання замовлень.
26. Не оцінюйте кількості: багато часу люди, які відчувають, що вони "досвідчені", просто закінчують робити оцінки, а не насправді рахувати. Наприклад, вони можуть сказати, що "схоже на близько 3 десятків яєць", не відкриваючи коробки.
Це абсолютно неприпустимо. Оціночний товарний запас не приносить користі менеджеру та ресторану взагалі. Якщо ви використовуєте електронну таблицю Excel або метод ручного підрахунку паперу ... ви насправді повинні кожен раз рахувати кожен елемент.
Якщо на вашому боці є найправіша технологія, ви можете впевнено брати участь у розрахованих здогадах, мінімізувати можливість пропуску рахунків та все одно мати необхідні фінансові номери.
27. Не провадьте розслідування крадіжок: навіть якщо ви, можливо, не є Шерлоком Холмсом, якщо ваш інвентар говорить про те, що співробітник (а може і два) краде, вам потрібно вжити заходів. Прикрий факт - це 43% втрат роздрібної торгівлі (включаючи виробництво харчових послуг), пов'язаних з крадіжками працівників.
І шокуюче, 75% всіх працівників повідомляють, що в якийсь момент викрали у роботодавця. Тож як дізнатися, чи краде працівник? Слідкуйте за різницею між вашою вартістю проданих товарів та вашими руками. Якщо є різниця, це не обов'язково означає, що хтось краде ... ваші кухарі можуть просто надто важко передати інгредієнтом.
Але це повинно викликати додаткове розслідування ... це харчові відходи чи це крадіжка? Звичайно, якщо предмети, які не вистачають, - це ваші найкращі пляшки вина або навіть найтонші нарізки м'яса, напевно, у вас є випадки крадіжки працівників.
Справа в тому, що… навіть найкращий працівник не застрахований від спокуси. Якщо ви навчили своїх працівників щодо важливості товарно-матеріальних цінностей, ви можете побачити додаткову перевагу: Показати своїм співробітникам, що ведення точної інвентаризації - це хороший спосіб зберегти свою роботу.
28. Отримайте персонал для купівлі-продажу запасів: Ви знаєте, наскільки важливий ваш інвентар ... але чи знають ваші працівники? Якщо ваші співробітники не розуміють, наскільки критичний запас здоров’я у вашому ресторані, вони можуть не докладати великих зусиль для того, щоб переконатися, що вони все правильно зробили.
Витратьте час, щоб офіційно навчати своїх працівників щодо важливості та практики запасів. Ваші співробітники повинні знати, що наявність точних цифр може покращити ваш підсумок. А це безпосередньо впливає на успіх ресторану та безпеку їх роботи.
29. Складіть це регулярно: коли ви проводите інвентаризацію? Якщо ваша відповідь під час простою, то це недостатньо добре. Щоб переконатися, що інвентар насправді відбувається, заплануйте послідовний час, щоб проводити його щотижня. Дотримання регулярно встановленого графіка покращує надійність показників підрахунку запасів. Оскільки ти приймаєш його в один і той самий момент тижня щотижня, ти повинен бачити узгодженість між цифрами. Сплануйте інвентар на спокійний час між обідом та вечерею, щоб зробити процес максимально безболісним.
30. Завершіть попередню доставку інвентарю та після великої доставки : якщо ваш запас виглядає неорганізованим, ви далеко не самотні. Навіть якщо у вас є місце для всього, і все на своєму місці ... день доставки буде неспокійним. Якщо ви отримаєте свої поставки в четвер, зробіть завдання з інвентаризації в середу. Ваші користувачі інвентарю оцінять цей продуманий жест.
31. Виконайте точкові перевірки : Ви не можете рахувати кожен і кожен предмет кожен день. Але ви можете вибрати кілька, щоб час від часу проводити перевірку. Виберіть 4 особливо дорогі предмети щотижня ... або кілька предметів, на які вам постійно здається, що дефіцит ... та інвентаризуйте ці продукти щодня протягом тижня. Точкові перевірки особливо корисні у ситуаціях, коли ви вже підозрюєте, що певні речі пропали
Інформація, яку ви збираєте, дасть вам краще уявлення про те, коли зниклі предмети, можливо, вийшли з кухні. Виконуючи точкові перевірки, ви повинні намагатися бути непередбачуваними, щоб персонал не міг здогадатися про ту конкретну групу предметів, яку ви спробуєте провести інвентаризацію.
32. Замкніть це : поводьтеся з інвентарем так, як ви робите свої гроші. Тому що він насправді представляє долари та центи. Зберігайте надійність Вашого інвентаря, зберігаючи його замкненим. Якщо ваш інвентар в захищеному місці, ви можете бути впевнені, що його не підробляють і що ваші фігури так само надійні, як і в день, коли ви їх отримали.
Що ви тримаєте під замком? Предмети, які вас найбільше хвилюють. Якщо ваш персонал побачить, що ви вживаєте заходів для забезпечення безпеки вашого інвентаря, вони дізнаються, наскільки ви дбаєте про нього…, що також може надихнути їх піклуватися.
33. Не купуйте занадто багато : Один з найпростіших способів забезпечити ваш ресторан фінансово придатним - обмежити свій запас. Але скільки достатньо? Це питання мучило рестораторів роками. Ви не хочете пов'язувати всі свої гроші в запасах або ризикуєте втратити багато грошей через псування. Але ви також не хочете вичерпати ваші найпопулярніші продукти або найцінніші білки. Бажано вести свій інвентар в 1, 5 рази більше ніж щотижнева вартість проданих товарів.
34. Автоматизація вашого інвентарю: Не обійтися тут ... Ви повинні автоматизувати процес інвентаризації. Ви не маєте часу для аркушів для відстеження паперу або електронних таблиць… Особливо, коли за останні 5 років було створено прості у використанні, доступні ресторані програми.
Звичайно, існує маса способів проведення інвентаризації. Але є кілька універсальних істин, які слід враховувати, вирішуючи, який метод найкращий. Електронні таблиці в цій сучасній епохи далеко не хороші. Дійсно іншого способу сказати не існує.
Від втомного введення вручну до створення трудомістких формул, методи інвентаризації на основі електронних таблиць рясніють завданнями, на які у вас просто немає часу. Програми полегшать ваше життя, і є фінансова вигода. Автоматизуючи вивезення інвентарю, ви можете це зробити швидше ... ви можете зробити це більш точно ... і ви можете зробити завдання досить простим, щоб кожен міг його виконати.
Робіть собі та своєму бізнесу добру послугу, використовуйте додаток або спеціально розроблене програмне забезпечення, щоб взяти свій інвентар. Економія часу, простота, простота витягування звітів… усі ці функції змусять вас замислитися, чому ви так довго чекали. Сучасному рестораторові не потрібно робити це поодинці, коли мова заходить про інвентаризацію. Ви можете підвищити ефективність та точність вашого інвентарю, поставивши правильний процес і технологію для роботи.
35. Розробіть систему та навчіть весь свій персонал: Щоб ресторанний процес став вічнозеленим у вашій роботі, навчіть на ньому весь свій персонал. Так, навряд чи вам знадобиться весь ваш персонал для кожної перевірки інвентаризації, але ідея полягає в тому, що при необхідності кожен може прийти на допомогу. Конкретні товарні запаси залежать від ресторану до ресторану, але навчіть своїх співробітників цим універсальним умовам управління запасами:
- Інвентар для сидіння : Це кількість товару (або доларів), який ви зараз маєте у себе. Незалежно від того, якими приростами ви користуєтесь, будь то показники або суми в доларах, переконайтеся, що ви послідовні повсюдно.
- Виснаження : це кількість товару (або доларів у вартості), який ви використали протягом встановленого періоду часу. Встановіть свої вікна на щоденні, щотижневі або щомісячні кроки та обчислюйте, використовуючи дані про продажі в системі продажу (POS).
- Використання : це кількість запасів, що сидять (або у доларах), поділених на середнє виснаження, у межах встановленого вікна. Отже, якщо у вашому інвентарі 4 салони соусу, а норма виснаження становить галон на тиждень, використання соусу становить 4 тижні.
- Варіантність : Це по суті різниця між вашим теоретичним використанням (як правило, "розраховане" вашим POS) та фактичним використанням. Отже, якщо ви записуєте використання яловичини за 100 доларів на тиждень, а ваш POS “прогнозував” 90 доларів, то ваша дисперсія становить 90 доларів (теоретично) - 100 доларів (фактично) = - 10 доларів або -10%.
- Вихід : Це відсоток продукту, який фактично обліковується в продажах, порівняно з теоретичною сумою, за якою POS говорить, що повинен був бути використаний. Обчисліть вихід, взявши теоретичне використання та розділивши на фактичний. В останньому прикладі: теоретичне використання становить 90 доларів, а фактичне використання - 100 або 90 доларів (теоретичне) / 100 доларів (фактичне) = 0, 90 дол. США або 90%
36. Керуйте інвентарем регулярно та послідовно: Здійснення інвентаризації не є справою, тому не поводьтесь, як один! Дані, які ви збираєте від ваших зусиль щодо управління запасами, визначатимуть ваше меню та, зрештою, майбутню стратегію вашого ресторану. У всьому, що ви робите: будьте активні, регулярні і не чекайте, поки у вас майже не закінчиться щось, щоб відповісти.
Завжди беріть свій інвентар приблизно в один і той же час доби і приблизно в один і той же час тижня. Якщо цього не зробити, незначні невідповідності відкинуть це між сесіями. Якщо ви проходите один місяць з інвентаризацією вранці, то наступного забираєте ввечері, ви виявите невідповідності даних. Проведення інвентаризації в один і той же час тиждень за тижнем забезпечує ваші дані максимально точними та надійними.
37. Увімкніть ментальність "Перший в першому" (FIFO): FIFO означає "перше в першому". Немає сенсу використовувати нові предмети для приготування їжі, коли в партії залишилось трохи. FIFO пропонує спочатку використовувати старіші продукти в інвентарі, гарантуючи, що нічого не буде поганим.
Ці чотири листи складають золотий стандарт для всього управління запасами ресторанів і гарантують, що ви економите на своєму інвентарі. Щоб застосувати ефективну стратегію FIFO, позначте всю свою їжу датою її отримання та датою її закінчення. Вживайте ті продукти, які закінчуються швидше, ніж інші продукти, і будьте уважні до того, що закінчиться.
38. Візьміть інвентар після закриття ресторану або перед його відкриттям: Ви не можете взяти точний товарний запас під час продажу товарів. Який би час ви не вибрали, дотримуйтесь цього. Якщо ви завжди проводите інвентаризацію у вівторок, але іноді ви робите це вночі, а іноді вранці, коливання результатів від тижня до тижня будуть коливатися.
39. Очистіть і впорядкуйте свої запаси перед тим, як здійснити інвентар: Викиньте предмети, які закінчилися, термін дії яких перемістився, перенесіть подібні предмети на ту саму полицю і взагалі приберіть.
- Якщо ви використовуєте ваги для зважування запасів та вимірювання порцій, калібруйте їх щотижня.
- Стандартизуйте свою вартість одиниці продукції. Ціна багатьох предметів (як яловичина) змінюється з тижня на тиждень. Використовуйте найновішу ціну, що сплачується як стандарт. Це найпростіше знайти і запам'ятати
40. Управління сировиною: Розумне управління запасами є важливим для уникнення марнотратства. Скористайтеся цими пунктами, щоб переконатися, що ваш запас ефективно використовується.
- Постарайтеся застосувати мінімальний підхід для зберігання запасів вашого ресторану, особливо у випадку швидкопсувних товарів.
- Крім того, замовлення лише за потреби допомагає уникнути марнотратства.
41. Керування рецептами та калькулювання витрат : Стандартизація та управління рецептом мають важливе значення для правильного управління запасами, оскільки це допомагає зменшити витрати на їжу. У стандартному рецепті визначається кількість кожного інгредієнта, який слід використовувати; тому система управління запасами може легко оцінити кількість днів, що залишиться в запасі. Випадкове використання інгредієнтів призводить до дисбалансу в запасі і призводить до того, що запас висохне раніше.
Подайте свої рецепти в програмному забезпеченні POS, щоб оцінити використання сировини стосовно продажів. Це призводить до меншої крадіжки в ресторані. Для великих мереж це допомагає гарантувати смак страв, оскільки рецепти будуть однаковими в торгових точках. Ви також можете отримати оцінку, скільки коштуватиме приготування страви за допомогою функції коштовності рецептів.
Вам просто потрібно подавати рецепт разом із порцією кожного інгредієнта, а система управління запасами ресторану дає вам вартість їжі для цієї страви. Це також допомагає визначити відпускну ціну цього товару. В ідеалі вартість їжі повинна становити 30% від ціни меню або ціни продажу.
42. Управління терміном зберігання: Управління термінами зберігання - невід'ємна частина управління запасами ресторанів. Кожен товар в інвентарі має вказаний термін зберігання. Деякі елементи, такі як рис, можуть тривати роками, тоді як деякі, як овочі, можуть зіпсуватися дуже швидко.
Тому управління терміном зберігання швидкопсувних товарів є важливим. Для кожного з предметів в інвентарі ви можете вказати, як довго вони можуть бути збережені та згодом використані, перш ніж їх зіпсувати. Якщо через повільний продаж або з іншої причини товари протягом цього періоду не використовувались, вам буде повідомлено, що вони зіпсувались і не повинні використовуватися для приготування страв.
43. Звітність та аналітика : звітність та аналітика - ще одна важлива особливість управління запасами ресторанів, яка допомагає в ресторанних операціях. Звіти про продажі та використання сировини допомагають прогнозувати та створювати плани на майбутнє. Звіти про прибутки та збитки формуються залежно від продажу та споживання запасів. Ця функція додатково допомагає вам:
- Аналіз тенденцій запасів - Ви можете проаналізувати тенденції запасів, щоб прийняти обґрунтовані рішення, такі як визначення меню. Детальний звіт на основі споживання кожної запасу дає зрозуміти, який інгредієнт є найпопулярнішим, і його потрібно більше використовувати в рецептах.
- Слідкуйте за запасами та підтримуйте точність - Точний перелік доступних товарів допоможе вам відстежувати щоденне та щотижневе використання
- Тонка настройка прогнозу. Точне прогнозування є життєво важливим. Ваші прогнозовані розрахунки продажів повинні базуватися на таких факторах, як історичні показники продажів
44. Використовуйте хмарне програмне забезпечення для управління запасами : шукайте програмне забезпечення з аналітикою продажів у реальному часі. Шукайте програмне забезпечення, яке підключається безпосередньо до вашої точки продажу, тому рівень ваших запасів автоматично регулюється щоразу, коли ви здійснюєте продаж. Отримуйте щоденні електронні повідомлення про акції, щоб ви завжди знали, які товари є низькими або відсутні на складі, щоб ви могли замовити більше вчасно.
45. Пов'язуйте контроль якості з управлінням запасами: Працівники повинні бути забезпечені контрольними списками та / або обчислювальними системами, які можуть допомогти їм у дотриманні належних процедур при перевірці товарів, які вони отримують. Всі товари повинні бути оглянуті на предмет ознак пошкодження, включаючи протікання, сльози або пошкоджені пломби; розбіжності в описах - кольори, стилі та розміри товару повинні бути ідентичними замовленням на придбання; та ціни та умови продажу. Якщо якість продукції нижча, ніж домовлено, товар слід повернути постачальнику. Цей захід також дозволяє уникнути зайвого збільшення запасів.
46. Перегляньте свій запас безпеки: іноді керівники ресторанів можуть задатися питанням кількості запасів, щоб їх комора не повинна опускатися нижче. Проста відповідь - нуль. Запаси корисні лише в тому випадку, якщо вони використовуються. Вся суть безпеки - це захист від очікуваних змін попиту та пропозиції.
Якщо ви ніколи не використовуєте свій запас, у вас занадто багато. В середньому ви повинні бути нижчим за рівень запасу, ніж на половину часу, коли є поповнення, і вище другої половини. Якщо це не так, вам потрібно переглядати, які товари ви зберігаєте в кожному місці, щоб отримати максимум від вашого долара запасів.
47. Сплануйте місце для зберігання: кожен сантиметр комори повинен бути запланований, щоб максимально збільшити простір. Це одна з найкращих практик управління запасами, яка може бути реалізована без особливих витрат. Простір повинен бути організований таким чином, що забезпечує швидке і плавне перевезення вантажів. Також повинен бути достатній простір, щоб люди могли пересуватися.
Нарешті, ви повинні бути одержимі вашими даними. Якщо ви будете виконувати всі ці кроки, ви виявите, що маєте справу з вашим бізнесом, як ніколи раніше. Ви зможете порівняти ваше використання з тим, що прогнозуєте, і внести відповідні корективи у ваші покупки.
Ви будете знати, що надходить, що на виході, що було витрачено, хто його витратив - список продовжується. Коли ви будете одержимі своїми даними в режимі реального часу, ви матимете краще уявлення про те, як працює ваш бізнес, про те, що вам коштує, та про способи заощадження грошей.
Насправді, вся діяльність з інвентаризації в цілому зближує вас із вашим бізнесом. Потік товарно-матеріальних цінностей від дверей доставки назад до самого шлунка ваших клієнтів стане чіткою картиною, і ви будете озброєні даними, щоб зберегти це таким чином. Наявність хорошого програмного забезпечення допомагає, але ви повинні взяти на себе зобов’язання робити це. Їжа на вашій кухні - це дохід, який очікує, але це також витрати, які ви вже заплатили. Не забувайте про це.